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中国煤炭地质总局电子档案管理暂行办法

发布时间：

2025-06-30 10:41

来源：

第一章总则

第一条为规范中国煤炭地质总局（以下简称总局）电子档案的管理工作，维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、中办国办《电子文件管理暂行办法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等相关规定和《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》，制定本办法。

第二条电子文件是指总局在其职能活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成；电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第三条总局电子文件归档与电子档案管理应纳入总局信息化建设规划，加强技术与管理水平，保证电子文件和电子档案安全可靠，达到便于利用的目的。

第四条电子文件、电子档案应实施全程并集中管理原则，应当来源可靠、程序规范、要素合规，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。总局电子文件、电子档案管理采取多部门分工合作的形式，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责和分工。

（一）档案管理部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档范围和归档要求，协助信息化部门完成档案信息系统建设与应用培训，负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件，负责已归档电子档案的管理、备份和提供利用工作。

（二）信息化部门负责统筹档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，开展档案信息系统建设与应用培训等工作，完善局域网、互联网等网络基础设施，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理，确保能适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求。

（三）各业务部门负责本部门电子文件的形成、收集、整理工作，并按照档案管理要求将应归档电子文件及时移交档案管理部门。

涉密电子文件的归档和电子档案的收集、移交和归档过程中要注意保密管理。

第五条本办法适用于总局总部及所属各单位电子档案的管理工作，各所属单位可根据本单位实际情况制定实施细则。

第二章电子文件的形成

第六条各业务系统在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，应考虑电子文件的归档管理功能，使具有保存价值的电子文件及其元数据得以及时捕获，得到规范管理，并将电子文件管理纳入文件管理体制及相关人员岗位职责。

第七条各业务系统中形成的具有凭证性价值的电子文件，在电子文件创建过程中应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施，并采用相关计算机技术对原始电子文件进行加密或数字签名，以保证电子文件的真实性。

第八条运行电子文件的业务信息系统的硬件环境中应设置足够容量存储设备，存放处理完毕的电子文件。业务信息系统在功能上应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

第九条电子文件一旦形成要有防止文件被调换、丢失的保护措施，对已办理完毕的电子文件有防更改的措施。

第三章归档工作

第十条归档范围

（一）电子文件的归档范围参照《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》《中国煤炭地质总局总部管理类文件材料归档管理细则》的相关要求执行。

（二）在收集纸质文件的同时，应收集与纸质文件归档件定稿内容相关联的电子文件，纸质文件与电子文件一并归档。

（三）应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

1.文书档案电子文件应归档元数据包括题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、文档创建程序等文件实体元数据。

2.记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为事件和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

第十一条归档时间

（一）电子文件归档时间参照对应档案类型文件的归档时间执行。

（二）电子文件归档可采用在线或离线方式进行，在线方式应采取安全保护措施，如虚拟专用网络（VPN）、防火墙、入侵检测、数字证书认证等；离线归档应通过硬盘、光盘等存储介质向档案管理部门移交。

第十二条归档要求

（一）在业务系统中形成的电子文件，收集工作应在电子文件拟制、办理过程中完成。非业务系统中形成的电子文件，如声像类电子文件、在单台计算机中经办公或绘图等应用软件形成的电子文件，由形成部门在档案信息系统或离线方式完成收集和归档工作。

（二）电子文件归档应齐全、完整，电子文件内容信息与其形成时保持一致，主要包括以下几个方面要求：

1.同一业务活动形成的电子文件应齐全完整。

2.电子公文正文与附件、定稿或修改稿及公文处理单等应齐全完整。

3.各类地质报告或调查报告在编制过程中形成的按照国家有关报告编制标准要求编写的文字、符号、图形、图表、图像、声音、电磁介质等形式的各类电子地质资料，其规格、格式要符合有关标准、要求，报告的评审、鉴定、验收等环节文件资料要齐全完整。

4.计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知单等电子文件及其组件应齐全完整。

5.声像类电子文件应能客观完整地反映业务活动主要内容、人物和场景等。

6.邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像动画、音视频文件应齐全完整，网页版格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等。

7.以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料及操作手册等。

8.以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件夹中。

第十三条电子文件归档程序

电子文件及其元数据归档可通过业务系统与档案信息系统接口（或生成模块），经安全网络或专用离线存储介质传输、移交。档案管理部门在接收电子文件前，应对其载体和技术环境进行检验，检验合格后按照《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》规定办理移交手续。对检验不合格者，须退回承办部门重新整理，并再次对其进行检验。检验项目如下：

（一）档案整理是否符合要求，文件和目录是否齐全。

（二）电子文件载体是否清洁、有无划痕、有无病毒等。

（三）电子文件是否可以正常打开，如果出现非正常情况，应重新收集或转换文件格式，已加密电子文件应解密后归档。

（四）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

（五）以文本、图像文件形成的管理类、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：

1.电子公文正本、定稿、公文处理单以及其他电子文件应以版式文件格式、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG 等通用格式归档或将电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件归档。

2.在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：二维矢量文件以 SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、 DXF 等格式归档，三维矢量文件需永久保存的应转换为 STEP 格式归档。

3.以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：以 ET、XLS、 DBF、XML 等任一格式归档或参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

4.照片电子档案以 JPEG 格式归档，录音电子档案以 WAV、MP3等格式归档，录像档案文件以 MPG、MP4、FLV、AVI 等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件。

5.专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档；不能转换的，应与专用软件一并归档。

第四章整理工作

第十四条归档电子文件的整理分为电子档案整理和存储载体整理两部分。电子档案根据档案类型，按照相应的整理方式整理。

第十五条业务系统中产生的永久保存的应归档电子文件，原则上应打印纸质档案保存，纸质档案按照相应规范整理。无法打印纸质文件的已归档电子文件应根据档案类型，参照纸质档案的整理方式，按照相关制度要求分类、编制目录，目录与电子文件一并保存在同一存储载体中。

第十六条档号编制原则

（一）电子档案编号参照《中国煤炭地质总局档案分类方案》进行编制，且应与有机联系的文字材料建立互见关系。

（二）存储已归档电子文件的光盘、硬盘等磁性载体按年度逐盘编制盘号，并设置成禁止写入状态。

第五章存储和保管

第十七条电子档案的存储

（一）应为电子档案及其元数据的安全存储配置与之相适应的在线存储设备。

（二）档案信息系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

（三）在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

第十八条电子档案的保管

（一）存储电子档案的光盘应避免擦、划、触摸记录涂层，单片光盘应装盒，竖立存放，避免挤压，禁止放置在高温、高湿环境或温、湿度不稳定的环境中及将光盘长时间曝露在日光或紫外光下。

（二）存储载体应远离强磁场、强热源，避免消磁。

（三）存储载体保管温度选定范围：光盘 17℃ ~ 20℃ , 磁性载体 15℃ ~ 27℃ , 相对湿度选定范围：光盘 20%～50%，磁性载体 40%～60%。

（四）应定期对磁性载体文件进行抽样检测，抽样率不低于 10%，抽样检测过程中如发现问题应及时补救。

第六章电子档案的利用和销毁

第十九条已归档电子档案的利用按照《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》的相关规定执行。

第二十条档案部门应加强对归档电子公文的管理，已归档保存电子文件的存储载体不外借。通过在线联网方式提供利用的电子档案，仅限于通过办公内网或VPN 传输利用，并在档案信息系统内为归档电子文件的访问与利用设置严格的身份识别与权限管理机制，阻断未经授权的、针对归档电子文件进行的删除、修改、下载、复制等非法操作；提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定，应采取稳妥的身份认定、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。

第二十一条通过离线方式利用的涉密电子文件，应由档案管理人员负责文件的拷贝，存储载体应加密，并及时清除盘内存储的电子档案。根据利用需求，对电子档案的修改、打印、传输等设置权限和加密措施。

第二十二条超过保管期限的归档电子档案的鉴定和销毁应按照《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》的相关规定实施。电子档案销毁应销毁电子档案的对确认销毁的电子档案，应从在线存储设备、异地容灾备份系统中进行逻辑或物理删除，对离线存储介质实施破坏性销毁，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第七章电子档案的转换和迁移

第二十三条出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：

（一）电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换。

（二）因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换。

（三）支撑档案信息系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时，应实施档案信息系统、电子档案的迁移。

（四）档案信息系统更新或升级时，应实施电子档案的迁移。

第二十四条实施电子档案转换或迁移应详细、准确评估转换或迁移需求、风险、转移方案及结果，并做好转换或迁移测试，要做好转换或迁移失败应急处置方案，将电子档案转换或迁移风险降到最低。

第二十五条对经过格式转换后的电子档案及其元数据要及时重新进行备份。

第八章附则

第二十六条本办法由总局负责解释。