中国煤炭地质总局实物档案管理办法
发布时间：
2025-05-08 10:38
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第一章 总 则
第一条 为加强中国煤炭地质总局（以下简称总局）实物档 案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国 档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等有关法律法规和 《中国煤炭地质总局档案管理暂行办法》（中煤地发〔2017〕510 号），制订本办法。
第二条 本办法适用于总局总部及所属各单位实物的收集、 整理、归档和实物档案的管理。
第三条 实物档案是指总局在其职能活动中直接形成或获取 的、以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。
实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、 样品、标本、工具设备等。
第四条 实物档案具有直观性和多样性的特点，它直接反映 了总局的改革发展和各方面工作取得的业绩，具有较高的保存和 利用价值，应集中统一管理。
第五条 总局档案馆对同层级部门、单位形成或获取的实物 档案实行集中统一管理。实物形成或获取的部门、单位负责实物 的收集、整理和归档工作。
第六条 各部门、各单位应把实物档案工作纳入本部门、本 单位管理制度中，将实物的收集、整理、归档工作纳入本部门、本单位职责范围，明确专人负责并归档。
第七条 凡属个人非公务活动中形成的能反映总局重大活 动、重要人物、具有保存查考价值的实物资料，鼓励个人向总局 档案馆捐赠。
第二章 归 档
第八条 归档范围
（一）荣誉类实物。总局在重大改革、经济、地质勘探、科 学研究、工程项目、外事、文体等活动中获得的省部级及以上单 位颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、 光荣册等。
（二）资质证照类实物。总局事业单位法人证书、营业执照、 开户许可证、经营许可证、资质证书、房产证、土地证及其他证 件等（或其复印件）。
（三）纪念品、礼品类实物。总局举办或承办重大活动形成 的具有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、纪 念品、纪念邮票等；总局改革发展中有纪念意义的物品以及建局 以来使用过的徽章、铭牌、匾额等物品。
（四）印信类实物。机构变更或撤销、合并后宣布停止使用 的印信，包括旧印章、印模、徽标等。
（五）其他有重要保存价值的实物。
第九条 归档要求
（一）归档实物应在形成或获得实物的一个月内向总局档案馆移交，一般不应跨年度，国家和行业有相关规定的从其规定。 任何单位或个人不得将归档实物损坏、私存或转送他人。
（二）归档的实物应有相应完整的文字说明，标明主题和时 间。如：荣誉类实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名 称及颁奖单位；礼品类实物归档时应附清单及说明，内容包括物 品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
（三）归档的实物均应拍照，所拍照片与实物同时归档。
（四）对外交往中赠送对方的重要实物，也应拍照并归档。
（五）实物归档时必须填写移交目录，一式二份，移交人与 接收人各持一份备查。
第三章 整 理
第十条 整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管 和利用的原则。
第十一条 整理方法
（一）归档实物应在其全宗—档案类别内，按照年度、类别 或类别、年度进行分类。
（二）实物档案的编号参照《中国煤炭地质总局档案分类方 案》进行编制，且应与有机联系的文字材料建立互见关系。
（三）制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实 物名称、颁（赠）单位、时间、内容说明等。贴在实物档案背面 的右上角或底座、印把等处,以不影响对实物的观瞻为宜。
（四）编制实物档案归档目录，实物档案归档目录包括件号、 题名（文字说明）、材质（实物的制成材料）、型制（实物的外 形，长、宽、高、直径等外形尺寸，单位用mm）、年度、类别、 备注等。
（五）归档实物的照片，按照《中国煤炭地质总局声像档案 管理办法》整理归档。
（六）实物档案的保管期限一般划为永久保存。其它无永久 保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
（七）将整理完毕的实物档案入库，并按档号顺序排架。
第四章 实物档案的保管
第十二条 实物档案应放入档案装具中保管。
（一）收藏的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来 放入特制的盒子中或用衬纸包住。
（二）归档印章应放入印章档案盒，盒内印章一般按从左至 右，从上至下的顺序排放。每方印章在排放之前，都应在印模纸 上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同时在印模上填上相 应的编号。
（三）奖旗应去掉竹杆（或木棒）和流苏，将其折叠成 A4 规格，有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，装入档案盒中。 奖旗上的文字处尽量不要留有折痕，且奖旗背面（右上角）粘贴 的“实物档案标签”需显露在外。
（四）其他实物档案应根据实际情况放入相应的档案盒、档案箱、档案筒或档案柜中。
第十三条 存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除 尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
第十四条 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀 的技术保护工作。
第十五条 有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保 管实物档案的场所。
第五章 实物档案的利用
第十六条 实物档案原则上只针对形成单位利用，借用单位 须开具介绍信并说明理由，经形成单位同意并由总局档案馆负责 人签字后方可借用。
第十七条 实物档案借阅必须严格办理登记手续，因举办展 览、陈列等确实需要使用实物档案原件，须办理借用手续，并按 期归还。
第十八条 由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门、 单位保留一段时间的，可将应归档实物移交总局档案馆后，再办 理借用手续。
第十九条 借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得 污损、遗失。部门、单位借用或自存期间丢失、损毁实物档案的， 按照国家档案法有关规定追究责任。
第二十条 总局档案馆要编制系统、完整的案卷目录和检索 工具，做到查找方便，并将可开放的实物档案电子照片进行网上公布，方便利用。
第二十一条 实物档案的统计，按国家档案局有关规定执行。
第六章 附 则
第二十二条 本办法由总局负责解释。
第二十三条 本办法自印发之日起施行。
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