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中国煤炭地质总局声像档案管理办法

发布时间：

2025-04-09 10:34

来源：

第一章总则

第一条为加强中国煤炭地质总局（以下简称总局）声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在总局各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（ DA/T 15-1995）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等有关法律法规、标准规范，制定本办法。

第二条声像档案是指总局在各项职能活动过程中直接形成的，对国家、社会、总局具有保存价值并归档保存的照片（包括底片、反转片）、胶片、影片（正负片）、录音带、录像带、影视片等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

第三条声像档案能如实再现总局各类活动，补充纸质档案内容，直观鲜明地展现历史。作为总局全宗档案的重要组成部分，声像档案由总局及所属各单位档案馆（室）实行集中统一管理和提供利用。实行制作工作和建档工作同步管理，即制作工作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。摄录人员或承办部门整理后应及时移交档案馆（室）归档，任何个人不得据为己有。

第四条声像材料的形成、积累、整理、归档是总局总部及所属各单位的工作职责之一。总局总部及所属各单位要根据声像档案的特点，把声像档案工作纳入本部门、本单位的管理制度中，与各项管理工作紧密结合。

第五条声像档案的记录形式、制作方法、保管条件等与纸质档案不同，必须遵循声像档案载体的形成特点和规律，按照有关法律法规、标准规范进行整理和管理。

第六条声像档案工作应列入总局档案工作发展规划，要在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

第二章管理机构及其职责

第七条总局声像档案的形成部门负责本部门内声像材料的收集、整理、归档工作，同层级档案馆（室）对其进行业务上的指导和检查。

第八条总局档案馆是总局声像档案管理的实施部门，其主要职责如下：

（一）根据国家有关声像档案管理工作的方针政策和法律法规，制定总局声像档案工作的各种规章制度。

（二）指导、监督、检查、协助声像档案形成部门做好声像档材料的形成、积累、整理和归档工作。

（三）负责声像档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

（四）对总局专兼职档案人员进行业务培训。

第九条总局声像档案形成部门档案人员的主要职责：

（一）在部门负责人领导下，监督、指导、协助制作人员做好声像材料的积累工作，接收本部门工作人员交来的声像材料，并检查是否齐全、完整、准确、系统，是否符合归档要求。

（二）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全，并将收集、整理好的声像档案按规定向档案馆（室）移交。

第三章声像材料的归档

第十条声像材料归档范围：

（一）反映单位概貌、名称及历届主要领导人的声像材料。

（二）上级领导机关授予单位或个人省部级及以上的奖状、奖旗、证书等声像材料。

（三）单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。

（四）单位在涉外活动中形成的声像材料。

（五）单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。

（六）上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。

（七）单位重要地勘项目、工程建设、重要产品、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等）。

（八）单位重要科研项目或创新成果、科技发明等，或者反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。

（九）单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。

（十）搜集来的其他具有保存价值的声像材料。

第十一条不归档的声像材料：

（一）不能反映单位工作、会议、活动的声像材料。

（二）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。

（三）重份的声像材料。

第十二条声像材料归档要求：

（一）按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第 10 号）要求，单位、部门或个人在各种重大公务活动中拍摄和录制的具有保存价值的声像档案，均应及时向档案馆（室）移交，任何部门或个人不得以任何借口据为己有。

（二）两个以上部门共同制作的声像材料，由主办部门立卷归档。

（三）外单位及媒体制作的反映总局各类活动的声像材料，由总局宣传部门和主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷、归档。

（四）声像材料的收集、整理和归档应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等有关标准规范的要求。

（五）声像材料归档前应进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。

（六）归档的声像材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料无磨损、无划伤，内容完整准确，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的光盘。

（七）归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。

（八）传统照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像一致，并附简要的文字说明（包括时间、地点、事由、人物及职务、背景及摄影者等）；录音录像转刻成光盘后，归档时须简要说明该盘（片）的内容、人物、职务、录制日期、录制人和播放时长等；文字说明应做到简练、字迹工整、表述准确。

（九）反映同一内容的若干照片或数码照片，应选择主要的、最具代表性、质量最好的照片归档。选择的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

（十）反映同一场景的照片或数码照片一般只归档一张，一般事件 1—2 张，重大事件 5—6 张。一组关系密切的照片或数码照片应排列在一起。

（十一）数码照片采用 JPEG 格式存储，分辨率不低于 300 万像素，并刻录光盘归档。对具有永久保存价值（或重要）的数码照片，应同时冲洗出纸质照片归档，按双套制要求保存。

（十二）数码照片按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）等。

（十三）声像材料归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆（室）验收核对，交接双方签字，各持一份备查。

第十三条声像材料的归档时间：

根据实际情况采取随时归档和定期归档相结合的方式。

（一）总局总部管理部门形成的声像材料一般要求随时形成，随时归档，且不应晚于次年 6 月底前向档案馆归档。

（二）凡在科学研究、基本建设、重大工程项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。

（三）重大会议、重要活动照片，可在此会议或活动结束后随时向档案馆归档。

第四章声像档案的整理

第十四条根据声像档案的形成规律，结合声像档案内容、价值、数量和载体类型，进行系统整理。

（一）录音录像档案的整理

1.录音录像档案可按照年度、保管期限或保管期限、年度的分类方法进行分类，录音录像档案的编号参照《中国煤炭地质总局档案分类方案》进行编制，且应与有机联系的文字材料建立互见关系。

2.对记录同一工作活动和主题的录音录像材料统一划分保管期限，保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年。国家或行业主管部门有专门规定的，应从其规定。

3.归档盘、盒的外套贴上标签。标签上注明形成日期、版本、主要内容、主要人物、职务、带长时间、编号、机器型号、种类、保管期限、密级等。

（二）照片档案的整理

1.纸质照片档案以组为单位整理入照片档案夹中。如一次会议、一项活动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片。

2.照片产生量不多的单位，可只按年度、保管期限分类。照片产生量多的单位可按年度、问题分类后再按保管期限分类或年度、保管期限后再按问题分类。卷内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。

3.照片档案保管期限一般分为永久、定期 30 年、定期 10 年。保管期限按照片反映的内容对应《中国煤炭地质总局档案分类方案》相应类别档案的保管期限划分。

4.照片档案的编号参照《中国煤炭地质总局档案分类方案》进行编制，且应与有机联系的文字材料建立互见关系。

第五章声像档案的保管

第十五条声像档案按照不同载体类别分开排列保管，照片册、底片册、光盘等采用竖放保存方式，以防重压；较大尺寸照片不能放入照片册的，应按要求平放于照片柜内，用无酸纸间隔照片，并用铅条加压，以防照片边缘卷曲；磁盘应放在防磁柜中。

第十六条声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。

第十七条要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像档案在保管一定时间后，应及时转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次；对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带，要及时进行技术处理和复制。照片档案如发现有变质、变形等现象应及时采取措施加以补救。

第十八条声像档案库房应保证恒温、恒湿，保持清洁，注意防火，避免磁场干扰，定期做好库房“八防”工作，发现问题及时补救。保存照片的库房温度控制在 15℃-25℃ , 相对湿度 55%-65%；其它声像档案库房，温度宜 18℃-24℃ , 相对湿度 35%-45%；

第十九条归档的声像档案，未经批准，任何人不得私自抽出，清洗、消磁、涂改、销毁。

第六章声像档案的鉴定与销毁

第二十条对于定期保存的声像档案，在保管期限期满后，应开展二次鉴定。鉴定工作由总局档案工作分管领导、档案管理人员及有关业务部门人员组成的鉴定小组进行。对于需要继续保存的档案，重新确定其保管期限后继续保存；对于不需要继续保存的档案，提出销毁意见，上报总局档案工作领导小组。

第二十一条销毁档案必须严格依规进行，销毁前应造销毁清册，提出销毁报告，经主管领导审核，报总局档案工作领导小组批准；销毁时应指定两人监销，监销人必须在档案清册上签字。

第七章声像档案档案的借阅和利用

第二十二条借阅

（一）总局总部及各直属单位因工作需要借阅声像档案，借阅人应持本部门/单位的介绍信和个人身份证件，办理登记手续，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。声像档案原件一律不得借出档案馆（室），需要复制件者，须经档案馆（室）负责人同意，由档案馆（室）安排专人负责翻印、翻录（费用由借阅者承担）。

（二）总局以外单位借阅声像档案，须持有单位正式介绍信和个人身份证件，经档案工作管理部门负责人同意后，由档案馆安排专人负责翻印、翻录（费用由借阅者承担）。

（三）涉密声像档案的借阅按照国家及总局有关规定执行。

第二十三条利用

（一）档案馆应了解总局党政管理、科研生产等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。